dance, paritanssi, tanssi

Event heaven or event hell?

Nyt täytyy hieman hehkuttaa…

Viime viikonloppuna olimme Kouvolassa pitämässä west coast swing workshoppia. Järjestäjä oli ilmoittanut etukäteen teemana olevan ystävänpäivä. No tuttua huttua kaikille, ei aivan ❤ Viikonloppu oli minulle yksi parhaista, ja se saikin minut miettimään… Miksi jotkut tapahtumat vaan jäävät mieleen!? Silloin kun pystyt pilkkomaan sen, pystyt todennäköisesti myös toistamaan sen.

10985244_10205796263886372_2554132010186500719_n

Jonkun verran, kun on tässä eri järjestäjien tapahtumissa kierrellyt, myös ulkomailla, on niistä muutama noussut esille ja ainakin minun omiksi suosikeiksi. Mitä sitten tarvitaan hyvään tapahtumaan? Tässä minun mielestäni tärkeitä asioita mietittäväksi. Moni asioista onkin minulla kysymysmuodossa, koska on asioita mitä järjestäjä tarvitsee välttämättä ja osa on ns.extraa, jotka eivät ole pakollisia tapahtuman onnistumiselle, mutta voivat antaa lisäarvoa, kun ihmiset valitsevat tapahtumia joihin osallistuvat, jokainen itse päättää mitä omaan tapahtumaansa haluaa. Ja millaisia ihmisiä tapahtumaan osallistuu.

Asialle omistautunut järjestäjä: Jonkun on otettava päävastuu, ja laitettava asiat alulle ja idettävä ohjakset käsissään. Tunteeko järjestäjä asiakkaansa ja heidän toiveet/vaatimukset? Jos ei onko tiimissä joku joka tuntee?

Ajatus mitä tapahtumalta halutaan: Järjestäjän olisi oltava selvillä, miksi tapahtuma järjestetään, ja mitä siltä halutaan? Tekniikkaa, hauskanpitoa, kuvioita, kilpailuja, rahaa/voittoa. Nämä määrittävät isolta osaltaan, ketä opettajia otetaan, mitä heidän toivotaan opettavan, mitä muuta kuuluu viikonloppuun. Millainen mielikuva halutaan asiakkaille luoda? Onko tapahtuman peruuttaminen mahdollista? Vaikuttaako se asiakkaan mielikuvaan tulevaisuudessa? Kuinka myöhäisessä vaiheessa voidaan peruuttaa? Miten asiasta tiedotetaan? Halutaanko mahdollisimman paljon voittoa? Vai järjestetäänkö tapahtuma, vaikka voittoa ei olisi luvassa? Järjestetäänkö pieni, muutaman tunnin kurssi vai koko viikonlopun tapahtuma? Kumpikin on yhtä hyviä, eri tilanteissa.

Teema: Teemaa ei tarvitse olla, mutta jokin yhdistävä tekijä auttaa, koristeluissa, mainoksissa ja yleisen tunnelman luomisessa. Se voi olla niinkin yksinkertainen asia, kuin väri, joka yhdistää eri palaset yhteen.

Tiimi: Yleensä tapahtumaa järjestetään erilaisilla tiimeillä. Tärkeää on löytää sopivat henkilöt siihen. Kuka vastaa, ja mistä? Luotetaanko, että ongelmatilanteissa tiimiläiset tietävät miten toimia, ja onko heillä lupa tehdä päätöksiä, vai onko pääjärjestäjä ainoa päättäjä? Minkälainen tunnelma halutaan tapahtumaan luoda? Halutaanko tiimiläisten käyttäytyvän tietyllä tavalla tämän vuoksi?

Tiedotus ja mainonta: Kuka vastaa? Mitä kanavia käytetään mainonnassa? Millaista mielikuvaa halutaan asiakkaille tapahtumasta luoda? Milloin mainonta aloitetaan, miten se hoidetaan tapahtumaan asti, hoidetaanko sitä? Hyödynnetäänkö sosiaalisiasuhteita? Onko edellistä tapahtumaa? Saadaanko siitä lisäarvoa mainonnalle? Onko edellisen tapahtuman ihmiset puhuneet eteenpäin, ja missä sävyssä? Miten hoidetaan ilmoittautuminen? Miten tiedotetaan asiakkaita tapahtuman lähestyessä? Tietävätkö asiakkaat tullessaan tapahtumaan pääpiirteet viikonlopusta? Kuinka kysymyksiin vastataan? Miten mahdolliset muutokset ennen tapahtumaatai tapahtuman aikana tiedotetaan? Vai onko kaikki suurta mysteeriä? Miten maksut hoidetaan? Tietääkö opettajat mitä tapahtuu ja milloin? Mitä opettajilta odotetaan?

Aikataulu: Kuinka monta tuntia opetusta? Kuinka monta tuntia opetusta on järkevää, jotta ihmiset jaksavat? Onko iltabileet? milloin ne alkavat ja kuinka kauan ne kestävät? Onko välissä yhtään hengähdystaukoa, opettajille, oppilaille tai järjestäjille? Onko mahdollisuutta/aikaa yksäreille? kuka hoitaa aikataulutuksen? Kuinka tauot on järjestetty? Onko pidempää ruokataukoa? Onko lähellä ruokapaikkoja? Onko järjestäjä hoitanut yhteisruokatilausta? mikroa? jääkaappia? kahvimyyntiä? Onko aikataulu realistinen? Pitääkö se? Onko siirtymisiä tiloista toiseen, viekö aikaa? Mitä tehdään jos aikataulu ”kusee”?

Muu ohjelma/järjestelyt: Mitä kuuluu tapahtumaan? Pelkät tunnit? Onko iltabileitä/iltatansseja? Musiikinsoittaminen? DJ? Opettajat? Mitä siitä maksetaan? Onko luvat kunnossa? Onko kilpailuja? Onko muuta ohjelmaa? kuka vastaa niistä? Onko järjestäjän toimesta jotain pikku syötävää/hedelmiä/kahvia? Kuka vastaa? Koristelu? Teema? Tiimi? Mistä erottaa/tuntee? Halutaanko tutustuttaa ihmiset toisiinsa? Nimilaput? Valokuvia? Kuka hoitaa?

Tila: Missä järjestetään? Kuka vastaa? Millaisen tunnelman tila luo? Onko kurssipaikka ja mahdollinen iltabilepaikka sama? Mitä vaikutuksia? Kuinka ihmiset löytää paikalle? Mitä asioita meille tulee tilan puolesta, mitä pitää itse hankkia/huomioida? Miten tilaa muutetaan workkarista-iltabileisiin? Muutetaanko ollenkaan?

Hinta: Haluatko tehdä paljon voittoa? Mistä olet valmis luopumaan? Mikä on kipukynnys asiakkaalle? Mennäänkö minimi kuluilla? Valitaanko halvin tila? Mikä on maksullista? Mikä tulee järjestäjän puolesta? Mitä opettajille maksetaan?

TUNNELMA: Kaikkein isoimpana asiana tapahtumassa on tunnelma. Miten tapahtumanjärjestäjä/tiimi osallistuu tunnelman luomiseen? Osallistuuko ollenkaan? Vaikuttavatko opettajat tunnelmaan? Millä tavalla? Millainen fiilis/tunnelma on asiakkailla keskenään? suhteessa järjestäjään? Mitä tehdään jos tunnelma on vaisu? ahdistava? ärtynyt? Palaute? Kerätäänkö? Miten käsitellään? Minusta palautetta pitää antaa, niin kehittävää kuin positiivista, se auttaa meitä kaikkia kehittymään omassa toiminnassa.

Minulla itselläni on muutamia tapahtumia ja tapahtumajärjestäjiä, joiden kanssa toimiminen on nautinto ja opettajana pystyn antamaan myös oppilaille enemmän tuona viikonloppuna, kun minun ei tarvitse miettiä tai huolehtia järjestelyistä, aikatauluista tms. Voin keskittyä täysillä opettamiseen ja ihmisiin. Silloin myös minä opettajana olen valmis tekemään lähes kaiken mitä järjestäjä vain keksii pyytää 😉 ja yleensä seuraavat tapahtumat tiedetään todella hyvissä ajoin ja aikataulut järjestetään sen mukaan, että päästään mukaan. Win-win tilanne-kaikille osapuolille, joten hyvään kannattaa pyrkiä. Minulle iso asia on fiilis ja yleinen tunnelma tapahtumassa, kuinka järjestäjät osallistuvat sen luomiseen? Joskus tuntuu, että järjestäjät ovat niin kiinni järjestelyissä, etteivät muista niitä asiakkaita. Asiakkaalle on kuitenkin tärkeää kohdata järjestäjä, tietää että on olemassa henkilöitä, jotka auttavat jos ongelmia tulee. Yleensä silloin niitä ei tule. Asiakkaat ovat kuitenkin ne henkilöt, jotka maksavat tapahtumasta.

Tarkoittaako hyvä tapahtuma järjestäjälle sielunsa myymistä ja sitä ettei voi nauttia tapahtumasta? Yleensä hieman…. mutta mitä parempi tiimi, tarkemmin suunniteltu tapahtuma, niin sitä vähemmän työtä ja ongelmia itse tapahtumassa.

Tällä hetkellä Suomessa ollaan siinä tilanteessa, ainakin west coast swing tapahtumien osalta, että scene alkaa olla jo sen verran iso, että ei enää voi kaikkea vastuuta tapahtumien onnistumisesta laittaa järjestäjille ja opettajille. Westi tapahtumissa on totuttu, että kaikki tanssivat kaikkien kanssa tasosta riippumatta ja että opettajat tanssivat iltabileissä oppilaiden kanssa. Aivan mahtavaa! Yksi minun workkari-viikonloppujen kohokohtia on iltabileet, ja kun pääsen tanssimaan siellä eri ihmisten kanssa. Täytyy muistaa kuitenkin, etteivät kaikki opettajat aina pysty tai jaksa, monista eri syistä. Ja se pitäisi minusta myös asiakkaina ymmärtää, iltabileet ovat yleensä opettajan vapaa-aikaa, jonka jokainen käyttää parhaaksi katsomallaan tavalla. Myös opettajat tarvitsevat joskus hengähdyshetken ja ehkä lasin vettä ;), olivat he tanssimassa sitten bileissä tai tanssilavalla.

Miten minä voin vaikuttaa? Voinko?

Tietenkin voit! Haluaisin jo scenellä olevien ihmisten osallistuvan omalta osaltaan scenen kehitykseen ja tunnelman luomiseen. Tanssimalla eri tasoisten ihmisten kanssa, toivottamalla uudet kasvot tervetulleeksi, juttelemalla muidenkin kuin tuttujen tyyppien kanssa. Minusta yksi parhaimpia sitaatteja on:

”Ole se muutos, jonka haluat maailmassa nähdä!” -Mahatma Gandhi-

Ei voi odottaa mitään, jos ei itse anna mitään. Ja mikäli halutaan uusia ihmisiä mukaan tanssiin… Mitä minä sitten voin tehdä asialle? Mieti, ymmärränkö niitä, jotka vasta aloittavat? Vai teenkö heti selväksi, ettei aloittelijoiden kanssa voi tanssia? Kuinka minä itse toivotan uudet ihmiset tervetulleeksi tähän mahtavaan porukkaan? Onko uuden ihmisen helppo päästä mukaan ja tanssimaan? Joskus peiliin katsomisen paikka meille kaikille?

Uskon vahvasti, että koska erilaisia tanssitapahtumia on paljon, niin hyvä tapahtumajärjestäminen tulee olemaan vahvuus ja kilpailuetu tulevaisuudessa. Sellaiset tapahtumajärjestäjät tulevat kasvamaan ja menestymään, jotka ymmärtävät laadukkuuden toiminnassa. Ihmiset äänestävät jaloillaan, oli kyse pienestä tai suuresta tapahtumasta, sillä ei ole väliä, kunhan tapahtuma on hyvin järjestetty.

Antoisia tanssihetkiä meille kaikille!

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s